Barrierefreiheit im digitalen Raum ist ein zentrales Element moderner Kommunikation. Eine barrierefreie PDF-Datei stellt sicher, dass auch Menschen mit Einschränkungen – etwa bei der Sehkraft oder Motorik – den vollen Zugang zu Informationen erhalten. Dafür muss die PDF so aufgebaut sein, dass sie von unterstützenden Technologien wie Screenreadern korrekt interpretiert und vorgelesen werden kann. Doch wie gelingt das in der Praxis?
Schritt-für-Schritt zur barrierefreien PDF
Der wichtigste Schritt beginnt bereits bei der Erstellung des Dokuments. Wer mit Programmen wie Microsoft Word, Adobe InDesign oder LibreOffice arbeitet, sollte von Anfang an strukturierte Formatvorlagen nutzen. Statt Texte manuell fett oder größer zu formatieren, empfiehlt es sich, echte Überschriftenstile zu verwenden. Diese schaffen nicht nur eine logische Struktur im Dokument, sondern werden auch als solche beim Export erkannt.
Ebenso entscheidend ist es, Bilder mit Alternativtexten zu versehen, damit Screenreader den Bildinhalt beschreiben können. Tabellen sollten klar aufgebaut sein, mit deutlichen Kopfzeilen und einer nachvollziehbaren Ordnung. Auch bei Links ist Klarheit wichtig – statt generischer Formulierungen wie „Hier klicken“ sollten die Texte aussagekräftig beschreiben, wohin der Link führt.
Ein sehr wichtiger Punkt – die Farbwahrnehmung spielt ebenfalls eine zentrale Rolle bei der Barrierefreiheit von PDFs (und generell bei allen digitalen Inhalten). Viele Menschen haben eine Farbsehschwäche oder sind farbenblind, was bedeutet, dass sie bestimmte Farbtöne nicht oder nur schwer unterscheiden können. Deshalb gilt: Farbige Hervorhebungen müssen immer durch zusätzliche visuelle Elemente unterstützt werden. Wenn etwa eine Grafik zwischen positiven und negativen Werten mit den Farben Grün und Rot arbeitet, sollte auch mit Symbolen, Mustern oder Textlabels gearbeitet werden, um den Unterschied klar zu machen. Dasselbe gilt für Diagramme, Markierungen im Text oder Schaltflächen.
Auch der Kontrast zwischen Text und Hintergrund muss ausreichend stark sein. Ein hellgrauer Text auf weißem Hintergrund mag dezent wirken, ist aber für viele Menschen schwer lesbar.
Bei der Generierung des ePapers dient das barrierefreie PDF als Grundlage. Der Screenreader kann später die Inhalte aus der barrierefreien PDF erkennen und vorlesen lassen.
Was muss man beim Export beachten?
Beim Exportieren des Dokuments in eine PDF-Datei ist Sorgfalt gefragt. In Microsoft Word sollte vor dem Speichern die integrierte Barrierefreiheitsprüfung verwendet werden, um eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen. Beim Speichern als PDF muss darauf geachtet werden, dass die Dokumentstruktur-Tags aktiviert sind. Diese sorgen dafür, dass die Struktur des Dokuments – also etwa Überschriften, Absätze, Listen – in die PDF übernommen wird.
Wer mit Adobe InDesign arbeitet, kann die sogenannte Artikelstruktur verwenden, um die Lesereihenfolge festzulegen. Beim Export lassen sich dann Optionen wie „Tags“, „Lesezeichen“ und „Barrierefreiheit aktivieren“ gezielt auswählen. So wird die PDF bereits im Ausgangsschritt auf ein hohes Maß an Barrierefreiheit vorbereitet.
Nach dem Export empfiehlt sich die Nachbearbeitung in Adobe Acrobat Pro. Hier kann mit der integrierten Barrierefreiheitsprüfung überprüft werden, ob alle Anforderungen erfüllt sind. Im sogenannten Tag-Baum lässt sich kontrollieren, ob Inhalte richtig ausgezeichnet sind – zum Beispiel ob eine Überschrift tatsächlich als solche markiert wurde. Auch die Lesereihenfolge lässt sich anpassen, was besonders bei mehrspaltigem Layout oder komplexen Seitenelementen wichtig ist. Alternativtexte für Bilder können ebenfalls hier ergänzt oder korrigiert werden.
Wie kann ich mein bearbeitetes PDF überprüfen?
Für eine zusätzliche Qualitätskontrolle stehen kostenlose Werkzeuge zur Verfügung. Der PDF Accessibility Checker (PAC) liefert eine zuverlässige Analyse, besonders im Hinblick auf deutsche Standards wie die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV). Noch aussagekräftiger ist ein praktischer Test mit einem Screenreader wie NVDA oder JAWS, um selbst zu hören, wie das Dokument vorgelesen wird.
Barrierefreie PDFs orientieren sich an etablierten Standards. Der internationale PDF/UA-Standard definiert technische Anforderungen an barrierefreie PDF-Dateien. Zusätzlich gelten die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.1) sowie – im deutschen Rechtsraum – die BITV 2.0 als verbindliche Richtlinien.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen: Eine barrierefreie PDF zu erstellen erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein grundsätzlich inklusives Verständnis für Informationsgestaltung. Wer bereits beim Schreiben und Layouten auf Struktur und Klarheit achtet, spart später Zeit – und schafft Inhalte, die wirklich für alle zugänglich sind. Gerade in Behörden, Bildungseinrichtungen und Organisationen mit öffentlichem Auftrag ist Barrierefreiheit längst keine Option mehr, sondern eine gesetzliche Verpflichtung. Aber auch für Unternehmen lohnt sich der Aufwand – denn eine barrierefreie Kommunikation ist immer auch ein Zeichen von Professionalität und Verantwortung.
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