Der Frühling ist zwar vorbei, doch es ist niemals zu spät für einen Frühjahrsputz. Unser großzügiger Umgang mit der Speicherverwaltung der ePaper-Dokumente hat dazu geführt, dass sich sehr viele ePaper in den Accounts angesammelt haben, die vermutlich “aufgeräumt” werden können. Nun müssen wir den Schritt gehen, Daten künftig automatisch zu archivieren, denn es liegt in unserer Verantwortung die Datensicherheit und Wartbarkeit für alle Kunden zu gewährleisten. Dafür führen wir die ePaper Archiv-Verwaltung ein. Um Ihnen unter die Arme zu greifen, sollen folgende drei Schritte durchgeführt werden:
- Ab sofort haben Sie Zugriff auf die ePaper Archiv-Verwaltung
- Dort können Sie ihre ePaper archivieren, verwalten und herunterladen
- Im Herbst wird die automatische Archivierung aktiviert
(bevor es soweit ist, gibt es noch einmal eine designierte Erinnerung)
1. Mit der Archiv-Verwaltung behalten Sie den Überblick über Ihre Daten
Über die Archiv-Verwaltung können Sie sich ab jetzt kinderleicht einen Durchblick in Ihrem Pool von angesammelten Dateien schaffen, indem Sie die ePaper nach Datum oder Namen filtern und auch sortieren können. Haben Sie sich ein Bild über die vorhandenen ePaper-Ausgaben gemacht, können Sie diese nun ganz einfach aufräumen. Über die Checkboxen wählen Sie mehrere Dateien gleichzeitig aus, welche Sie anschließend entweder löschen oder auch archivieren können.
2. Schaffen Sie Platz für Neues
Archivieren Sie ein ePaper, wird die PDF Datei des ePapers, sowie die „Mepa“ Datei erstellt. In der Mepa Datei sind Daten zu den ePaper Einstellungen und Media-Elementen hinterlegt. So können Sie das Dokument zu einem späteren Zeitpunkt ganz einfach wiederherstellen. Auf diese Weise schaffen Sie mehr Speicherplatz für neue Projekte, ohne Ihre alten Dateien unwiderruflich löschen zu müssen.
3. Wir sorgen für anhaltende Ordnung
Um die geschaffene Ordnung auch beizubehalten, wird im Herbst die Speicherplatzbegrenzung im CMS aktiviert. Diese führt dazu, dass Sie keine ePaper mehr erstellen können, wenn der Speicherplatz überschritten ist. Und dann? Löschen oder archivieren Sie einfach nicht mehr benötigte ePaper über die Archiv-Verwaltung.
Um Ihnen diesen Schritt zu ersparen, werden die unveröffentlichten ePaper automatisch nach 6 Monaten archiviert, wenn sie nicht mehr bearbeitet oder aus dem Weblink bzw. der App entfernt wurden. Sind die ePaper publiziert, werden Sie erst nach 18 Monaten archiviert. Dieses neue Feature soll Sie dabei unterstützen, Ihren epaper Account langfristig zu pflegen. Weitere Informationen zur Funktionsweise des Archivs finden Sie im Handbuch.
Ausblick:
Perspektivisch sollen nicht genutzte Archive nach weiteren 6 Monaten endgültig gelöscht werden. Sie haben also ein halbes Jahr Zeit, um ihre erstellten Archive herunterzuladen. Dieser Schritt der endgültigen Löschung von Archiven ist jedoch noch nicht für dieses Jahr geplant.